Polityka prywatności

I. ADMINISTRATOR

Czyli kim jesteśmy i jak możesz się z nami kontaktować?

Krakowskie Biuro Festiwalowe (zwane dalej KBF lub Biurem) z siedzibą przy ul. Wygranej 2, 30-311 Kraków, jest gminną instytucją kultury wpisaną do rejestru instytucji kultury prowadzonego przez Gminę Miejską Kraków pod numerem 19. Szczegółowe informacje o naszej instytucji publikowane są za pośrednictwem Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Krakowa https://www.bip.krakow.pl/?bip_id=475.

Co do zasady, to KBF jest administratorem danych osobowych, które przetwarzamy. Incydentalnie podmioty trzecie mogą powierzyć nam przetwarzanie danych osobowych – w takim wypadku działamy na polecenie podmiotu trzeciego, będącego administratorem danych osobowych.

Możesz się z nami skontaktować:

listownie – na adres ul. Wygrana 2, 30-311 Kraków
telefonicznie – +48 12 354 25 00
za pośrednictwem poczty elektronicznej – poczta@kbf.krakow.pl

II. CZEGO DOTYCZY TEN TEKST

Czyli co ważnego chcemy Ci przekazać?

Realizując wynikający z przepisów prawa obowiązek przejrzystości przetwarzania danych osobowych, a jednocześnie respektując prawo do prywatności odwiedzających naszą stronę internetową, przedstawiamy w tym dokumencie: dedykowaną administrowanej przez nas stronie internetowej www.miloszfestival.pl politykę prywatności, w ramach której informujemy m.in. o wynikających z odwiedzin naszej strony zasadach przetwarzania Twoich danych. Informację o stosowanej dla tej strony technologii plików cookie czy zasadach dotyczących zamieszczanych na stronie linków do innych stron www znajdziesz w Polityce cookies.

III. STANDARDY PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH W KBF

Czyli jak przetwarzamy Twoje dane osobowe?

KBF dokłada najwyższych starań, aby przetwarzać Twoje dane osobowe w sposób zgodny z obowiązującym prawem, dbając zarazem o bezpieczeństwo udostępnionych danych.

Przetwarzamy Twoje dane osobowe wyłącznie w przypadku posiadania stosownej podstawy prawnej, kierując się przy tym rzetelnością w procesie przetwarzania.
Dbamy o przejrzystość przetwarzania przez nas danych osobowych – wyczerpująco informujemy Cię o wszelkich istotnych aspektach procesu przetwarzania.
Planując i przystępując do realizacji działań, w pierwszej kolejności staramy się, by następowało to bez konieczności przetwarzania danych osobowych. Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie, jeśli jest to niezbędne dla realizacji podejmowanych przez nas działań – w takim wypadku już na etapie planowania uwzględniamy jako priorytet poszanowanie praw i wolności osób, których dane będziemy przetwarzać.
Przetwarzamy dane osobowe wyłącznie w konkretnie określonych, uzasadnionych celach. W przypadku, gdy po zebraniu Twoich danych konieczne okaże się przetwarzanie ich w innym niż pierwotnie zakładano celu, przystąpimy wówczas do przetwarzania wyłącznie w przypadku, gdy będziemy posiadać stosowną podstawę prawną – zostaniesz o tym uprzednio szczegółowo poinformowany.
Dbamy o to, by zbierać i przetwarzać taką ilość danych osobowych, jaka jest niezbędna dla realizacji przyjętego celu, unikając i wystrzegając się zbierania danych nadmiarowych i nieadekwatnych.
Przetwarzając dane osobowe w sposób ciągły, monitorujemy ryzyka dla bezpieczeństwa przetwarzania danych osobowych – to pozwala nam podejmować środki i działania zapobiegające naruszeniom bezpieczeństwa danych osobowych.
Na bieżąco monitorujemy nasze zasoby danych osobowych i dokładamy starań, aby dane były przechowywane nie dłużej niż to jest niezbędne dla realizacji celów, dla jakich zostały zebrane.
Podejmujemy także inne działania składające się na kompleksową politykę bezpieczeństwa danych osobowych w KBF. I tak m.in.:

– wprowadziliśmy szereg regulacji wewnętrznych zobowiązujących naszych pracowników do wykonywania obowiązków w sposób minimalizujący nawet przypadkowe naruszenie ochrony danych osobowych;

– systematycznie szkolimy naszych pracowników z zakresu ochrony danych osobowych, zwiększając tym samym świadomość i dbałość o zebrane przez nas i przetwarzane dane osobowe;

– stosujemy odpowiednie zabezpieczenia fizyczne, by chronić dane osobowe przetwarzane przez nas w formie papierowej;

– stosujemy odpowiednie zabezpieczenia techniczne, by chronić dane osobowe przetwarzane przez nas w formie elektronicznej.

Wyznaczyliśmy Inspektora Ochrony Danych, który jest profesjonalnym, eksperckim wsparciem w realizacji polityki ochrony danych osobowych w KBF. Z Inspektorem możesz skontaktować się we wszystkich sprawach dotyczących przetwarzania danych osobowych oraz korzystania z praw związanych z przetwarzaniem danych – mailowo na adres rodo@kbf.krakow.pl lub listownie na adres: ul. Wygrana 2, 30-311 Kraków.

IV. CELE PRZETWARZANIA DANYCH OSOBOWYCH

Czyli w jakim celu zebraliśmy lub pozyskaliśmy Twoje dane osobowe i jak je przetwarzamy?

Poniżej znajdziesz typowe przykłady przetwarzania danych osobowych w KBF, ze wskazaniem określonych przez nas celów i podstaw prawnych. W naszej wielowymiarowej działalności kulturalnej pojawiają się bowiem różne okoliczności. I tak:

Jeśli zgłosiłeś chęć otrzymywania od nas newslettera – dane osobowe, w postaci Twojego adresu e-mail, przetwarzać będziemy w celu informowania Cię o naszej działalności. Podstawą prawną będzie Twoja dobrowolna zgoda na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit. a RODO).
Jeśli prowadzimy z Tobą korespondencję (mailową lub listowną) – Twoje dane osobowe niezbędne dla kierowania do Ciebie korespondencji lub inne ujawnione w jej treści przetwarzamy dla celu:

– udzielenia Ci odpowiedzi w przypadku, gdy jej udzielenie stanowi ciążący na nas prawny obowiązek (niezbędność przetwarzania Twoich danych dla wykonania obowiązku prawnego stanowić będzie postawę dla przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. c RODO);

– udzielenia Ci odpowiedzi lub kontaktu z Tobą w związku ze statutowymi zadaniami Biura jako miejskiej instytucji kultury (niezbędność przetwarzania Twoich danych dla powyższych zadań realizowanych w interesie publicznym stanowić będzie postawę dla przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. e RODO);

– udzielenia odpowiedzi lub kontaktu z Tobą w związku organizacją naszej działalności bieżącej, niebędącej bezpośrednią realizacją naszych zadań statutowych (niezbędność dla zapewnienia należytej organizacji bieżącej działalności Biura stanowić będzie uzasadniony prawnie interes Biura, będąc postawą dla przetwarzania danych osobowych – art. 6 ust. 1 lit. f RODO);

– kontaktu z Tobą w pozostałych sprawach – wyłącznie na podstawie odebranej od Ciebie dobrowolnej zgody na przetwarzanie danych osobowych (art. 6 ust. 1 lit a RODO).

V. RETENCJA

Czyli jak długo przechowujemy Twoje dane osobowe?

Twoje dane osobowe przetwarzamy do czasu zrealizowania celu, dla jakiego zostały zebrane. Poszczególne cele determinują zatem okres, przez jaki korzystamy z Twoich danych osobowych:

W przypadku danych osobowych, które przetwarzamy w celu informowania Cię o naszej działalności za pośrednictwem usługi newslettera – realizacja celu nastąpi wraz z zakończeniem przez nas wysyłki newslettera (zakończeniem usługi).
W przypadku danych osobowych, które przetwarzamy dla potrzeb prowadzonej z Tobą korespondencji – realizacja celu nastąpi z chwilą załatwienia sprawy, udzielenia Ci wnioskowanych informacji czy ustalenia niezbędnych informacji.

Zwracamy jednak uwagę, że:

W przypadku, gdy przetwarzanie Twoich danych osobowych następuje na podstawie udzielonej przez Ciebie zgody (np. newsletter), a tę zgodę cofniesz czy odwołasz, zaprzestaniemy dalszego przetwarzania danych, pomimo że cel przetwarzania nie został osiągnięty. Nie wpłynie to na prawidłowość przetwarzania Twoich danych do czasu cofnięcia zgody.
W przypadku, gdy Twoje dane osobowe mogą okazać się niezbędne dla dochodzenia lub obrony przed roszczeniami, po zrealizowaniu celu dla jakiego zostały zebrane, dalej będziemy je przetwarzać do momentu upływu terminu przedawnienia, ale będą one mogły być wykorzystane wyłącznie dla dochodzenia lub obrony przed roszczeniami.

KBF, jako miejska instytucja kultury, jest prawnie zobowiązany do archiwizacji części z wytworzonej w toku działalności dokumentacji. Jeśli Twoje dane osobowe ujęte zostaną w dokumentacji, co do której mamy obowiązki archiwizacyjne – przekażemy je wraz z tą dokumentacją do archiwum, gdzie pozostaną przez okres wymagany prawem.

VI. PRZEKAZYWANIE DANYCH

Czyli czy przekazujemy gdzieś Twoje dane osobowe?

Dokładamy wszelkich starań, aby zminimalizować konieczność przekazywania Twoich danych osobowych. W szczególności nie zamierzamy Twoich danych przekazywać do podmiotów z państw trzecich w rozumieniu RODO – za wyjątkiem informacji o Twoich działaniach na naszej witrynie, o czym możesz szerzej przeczytać w Polityce cookies, w rozdziale dotyczącym analitycznych i marketingowych cookies. Mimo to musimy poinformować Cię, że Twoje dane osobowe:

Możemy przekazać podmiotom, które na nasze zlecenie wykonywać będą część lub całość procesu przetwarzania. Podmioty takie są przez nas starannie dobierane i rozliczane ze zleconych czynności – ponoszą też przed nami odpowiedzialność za prawidłowość i legalność realizowanych na nasze zlecenie działań. Nie mogą one też przetwarzać Twoich danych osobowych dla własnych celów.
Mogą zostać udostępnione podmiotom trzecim – wyłącznie w przypadku, gdy wynikać to będzie z ciążącego na nas obowiązku prawnego (np. udostępnienie organom ścigania).

VII. TWOJE PRAWA

Czyli jakie masz uprawnienia wobec przetwarzania przez nas Twoich danych osobowych?

Pamiętaj o tym, że masz prawo do:

Dostępu do treści swoich danych osobowych, czyli prawo do uzyskania informacji, czy przetwarzamy Twoje dane osobowe oraz informacji o takim przetwarzaniu.
Poprawienia i sprostowania danych osobowych, jeżeli dane są niekompletne, nieprawidłowe lub nieaktualne.
Cofnięcia w każdym czasie udzielonej uprzednio zgody na przetwarzanie danych osobowych – w tym celu skontaktuj się z nami.
Żądania usunięcia przetwarzanych przez nas Twoich danych osobowych – jeśli przetwarzanie to jest bezpodstawne i bezprawne (np. dane nie są już niezbędne do celów, w których zostały zebrane).
Do sprzeciwu wobec przetwarzania Twoich danych osobowych oraz prawo do ograniczenia przetwarzania (dotyczy to sytuacji, gdy przetwarzanie Twoich danych opiera się na podstawach wskazanych w art. 6 ust. 1 lit. e-f RODO) – w takiej sytuacji, po rozpatrzeniu Twojego wniosku, nie będziemy mogli przetwarzać dalej Twoich danych osobowych, chyba że wykazane zostanie istnienie ważnych, prawnie uzasadnionych podstaw do przetwarzania, nadrzędnych wobec interesów, praw i wolności Twojej osoby.
W przypadku uznania, że przetwarzanie przez nas Twoich danych osobowych narusza właściwe przepisy o ochronie danych osobowych, przysługuje Ci prawo do wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych (adres do korespondencji: ul. Stawki 2, 00-193 Warszawa).